In occasione della Giornata Internazionale degli Archivi, pubblichiamo la trascrizione del primo Regolamento dell’Archivio di Stato di Lucca come Istituto aperto al pubblico e fruibile per ragioni di studio o esigenze di tipo giuridico-amministrativo. Il documento è tratto dalle scritture del protocollo del 1859. [foto 1]
Premessa
Alla vigilia dell’Unità d’Italia, erano attivi, nel Granducato di Toscana, gli Archivi di Stato di Firenze, Siena, Lucca1, dipendenti dalla Soprintendenza generale agli archivi dello Stato (già Direzione generale degli archivi toscani), a sua volta sottoposta al Ministero della pubblica istruzione. A Lucca un Archivio di Stato era stato istituito all’epoca del principato baciocchiano, nel 1804, ed era ospitato in due sedi distinte: il convento di San Romano (dove erano stati sistemati gli atti legislativi e di governo e, in genere, tutta la documentazione di rilevanza politica) e la chiesa dei S.S. Giovanni e Reparata (destinata alla documentazione prodotta dagli organi giudiziari e dalle magistrature fiscali e ai protocolli notarili). Nel 1822 la duchessa Maria Luisa di Borbone acquistò il cinquecentesco Palazzo Guidiccioni [foto 2a, foto 2b, foto 2c], dove, a partire dalla fine degli anni Cinquanta dell’Ottocento, fu progressivamente riunita la documentazione pubblica lucchese, in virtù del decreto granducale del 17 novembre 1858 che disponeva l’attuazione del definitivo riordinamento dell’Archivio di Stato.
Con decreto governativo del 26 settembre 1859, fu approvato il Ruolo Normale per l’Archivio di Stato di Lucca, che prevedeva:
- un Direttore Archivista, con stipendio annuo di lire duemilaquattrocento;
- due Commessi Sotto – Archivisti di pari grado, con stipendio annuo di lire millenovecentoventi per ciascuno;
- un Copista, con stipendio annuo di lire milleduecento;
- un 1° Custode, con stipendio annuo di lire mille;
- un 2° Custode, con stipendio annuo di lire settecento;
- un Inserviente, con stipendio annuo di lire quattrocentottanta.
Con decreto dello stesso giorno [foto 3] fu confermato Salvatore Bongi come Direttore Archivista e furono nominati come Commessi Sotto- Archivisti il Dottor Angelo Fondora e l’Avvocato Leone Del Prete (già Commesso nel Municipio di Lucca), come Copista Gustavo Marcucci (apprendista presso l’Archivio della Prefettura di Lucca). Come 1° e 2° Custode furono nominati rispettivamente Florindo Lippi e Jacopo Lombardi, come Inserviente fu nominato Adolfo Lippi. [foto 4]
L’Archivio era aperto al pubblico tutti i giorni dalle ore 9:00 alle ore 15:00, e restava chiuso, oltreché nelle feste di precetto, nei giorni di Santa Zita (27 aprile), San Martino (11 novembre), San Frediano (18 novembre), nonché l’ultimo venerdì di novembre.
Regolamento per l’Archivio di Stato di Lucca e di Siena (14 ottobre 1859) [foto 5, foto 6, foto 7]
PARTE I
§ I
Del custodire i documenti
1. Le chiavi dell’Archivio saranno tutte presso il Direttore Archivista.
2. Nelle stanze dove si custodiscono i documenti è vietato l’introdurre persone estranee all’Archivio. Quelli che amassero visitarlo, dopo aver ricevuto licenza dal Direttore, o da chi fa le Sue veci, vi dovranno essere accompagnati almeno da un Custode.
3. È proibito di portare nelle stanze dove son documenti fuoco e lumi accesi, e di avere camminetti e stufe neppure nell’altre stanze.
4. E proibito a chiunque, non escluso il Direttore, e sotto qualsivoglia pretesto, anche del migliore servizio, il trar fuori dall’Archivio pur un semplice documento. Il Direttore osserverà che neppur nelle stanze degli Ufficiali si ammassino documenti, salvo il caso che se ne dovesse ordinare una serie copiosa.
5. Quando i tribunali richiedano officialmente la produzione di uno o più documenti (dichiarato prima non esser sufficiente al giudizio la esibizione di copie autentiche) il Direttore o il Commesso da lui delegato, dovrà accompagnare quei documenti, assistere all’udienza, e riaccompagnarli all’Archivio: e così farà ogni giorno, se per più giorni ve ne fosse il bisogno.
§ II
Del comunicare i documenti
6. Si comunicano i documenti ai privati: a) per giovare agli studi storici, letterari, scientifici; b) per servire agli interessi amministrativi.
7. Chi ama d’essere ammesso all’Archivio per fare ricerche storiche, letterarie, scientifiche ec., dovrà far sempre un’istanza nella quale largamente venga dichiarato l’oggetto delle ricerche. Rimangono ferme le speciali disposizioni che riguardano l’Academia lucchese, approvate con decreto di 10 maggio 1819.
8. L’istanza è sempre diretta al Soprintendente Generale agli Archivi dello Stato.
9. Ottenuta l’ammissione potrà lo studioso, dentro i limiti della domanda, fare le ricerche che desidera, nelle ore soltanto in che l’Archivio sia aperto. L’eccezioni che possono darsi a questa regola devono sempre ottenere l’approvazione del Soprintendente.
10. È necessario rinnovare l’istanza anche per le medesime ricerche, se vi sia corso un anno d’interruzione.
11. Lo studioso potrà consultare gl’inventari e cavarne appunti e n’è proibita peraltro la copia.
12. Lo studioso domanda i singoli documenti per iscritto e gli restituisce al termine di ciascuna seduta.
13. Nella stanza dove sono studiosi sta sempre presente il Commesso. È raccomandata al Commesso assistente ogni indagine e diligenza perché i documenti siano conservati dallo studioso e restituiti nel numero, stato e integrità in che gli ha ricevuti. Quindi non potrà, neppure per breve spazio, assentarsi dalla stanza se prima non abbia chiamato a scambiarlo il Copista o almeno un Custode.
14. Le copie dei documenti, e così le carte con semplici ricordi, debbono essere presentati al Direttore Archivista che può rifiutarsi di renderle quando lo creda espediente.
15. Sarà cura del Direttore di far segnare in un registro i documenti che consegna e ritira dagli studiosi, non meno che le copie che rilascia.
16. A niuna tassa è tenuto lo studioso.
17. Le ricerche che hanno un oggetto amministrativo si fanno sempre dagli ufiziali dell’Archivio, e così le corrispondenti copie dei documenti.
18. Il richiedente farà istanza al Soprintendente Generale agli Archivi dello Stato e a pie’ della medesima dichiarerà non voler usare dei documenti né direttamente né indirettamente contro il Governo e le pubbliche amministrazioni. Sono eccettuati (salvo il pagamento della tassa, di che nell’articolo seguente) le ricerche che avessero per oggetto: a) gli atti giudiziari che già facevano parte dell’Archivio pubblico de’ Notari, così in Lucca come in Siena; b) i processi verbali di vendite dell’antico Demanio lucchese e di affrancazioni dei beni fatte all’asta pubblica; c) i libri e scritture unicamente riguardanti le perpetuazioni di livelli, eseguite in Lucca nell’anno 1801.
19. Queste ricerche, come le corrispondenti copie dei documenti, sono soggette a tassa.
20. Le copie dei documenti per uso amministrativo si fanno sempre in carta bollata di soldi tredici e denari quattro. I precedenti tre articoli non sono applicabili ai documenti che vogliono prodursi presso la Corte dei Conti.
§ III
Delle tasse
21. I Dipartimenti dello Stato quando richiedono copie di documenti non corrispondono veruna tassa. È da essi refettibile soltanto la spesa della carta bollata.
22. Niuna tassa si esige come detto dagli studiosi, ma se desiderassero di avere le copie dall’Archivio andranno soggetti anch'essi a questa tariffa: a) copia di scrittura anteriore al 1000, per ogni carta di versi 52 in due pagine e di lettere 35 per verso, lire 1; b) copia di scrittura posteriore per ogni carta come sopra, 6.8.
23. Per gli usi amministrativi sarà osservata la tariffa seguente: a) copia di documenti anteriori al 1000 per ogni carta come sopra, lire 1; b) copia di scrittura posteriore per ogni carta come sopra, 13.6; c) per calatura e visto d’un volume, 6.8; d) per due, 10; e) per tre, 13.4; f) se più di tre visti si pagano alla ragione di […] 3.4; g) per ogni fede e certificato autentico, se lo scritturato non oltrepassa una carta della misura sopraddetta lire 13.4; h) aldilà di una carta sarà per ogni carta dovuto 13.4; i) per copia e appunti informi in carta libera che non oltrepassino di scrittura una carta di misura legale, 6.8; l) aldilà d’una carta, per ogni carta di misura legale, 6.8.
24. È refettibile da per sé la spesa della carta bollata.
25. Degli emolumenti e diritti diversi da percepirsi nei casi e modi che sopra, è vietata qualunque partecipazione agli Ufficiali e Custodi, ma dovranno tutti indistintamente passare alle mani del Ministro Economo della Soprintendenza Generale. Il versamento si farà dal Direttore alla fine del giugno e del decembre.
26. Ai custodi e inservienti è vietato il chiedere non meno che il ricevere mancia sotto qualunque pretesto. Il Direttore è tenuto a render conto al Soprintendente Generale delle trasgressioni che potessero accadere.
PARTE II
§ I
Dei Direttori Archivisti
27. I Direttori Archivisti custodiscono i documenti, dei quali sono responsabili insieme con i Commessi Sotto Archivisti; dirigono i lavori che sui medesimi vengono fatti, sia per ordinare sia per illustrare, e vi prendono parte; sono capi del respettivo uffizio e come tali tengono in ogni osservanza il Regolamento, corrispondono colla Soprintendenza Generale e da lei o per suo mezzo ricevono gli ordini.
28. Ogni mese trasmettono alla Soprintendenza Generale un rapporto in cui rendono conto: a) del servizio prestato dagli ufficiali e dello stato dei lavori che sono in corso; b) degli studiosi che hanno profittato della facoltà di consultare i documenti; c) delle ricerche fatte per uso amministrativo abbiano o non abbiano effetto; d) e di quant'altro fosse occorso o fosse da provvedere.
29. Quando si tratti di dar principio a un lavoro che abbia per oggetto l'ordinamento degli Archivi, vorranno prima conferire col Soprintendente.
30. I direttori hanno facoltà di ammettere all'Archivio per causa di studio persone a loro note quando la ricerca si limiti ad un sol documento e questo sia di tal natura da potersi concedere senza riserva. Quando il richiedente sia ignoto, e sempre quando non sia toscano, come pure quando le ricerche abbraccino una serie di documenti, i Direttori rimetteranno al Soprintendente Generale l'istanza, soggiungendo il loro savio parere, e facendosi carico di esaminare anticipatamente i documenti che si domandano.
31. Le copie che si faranno in uffizio, qualunque sia l'uso a cui debbano servire, saranno da loro collazionate o fatte collazionare dal Commesso, ma, salvo caso d'impedimento, essi soli vi apporranno il visto a cui anderà sempre unito il sigillo dell'Archivio.
32. I direttori vedranno le copie fatte dagli stessi studiosi e ne faranno la collazione col visto e il sigillo, quando ne vengano richiesti. Nel qual caso le copie dovranno essere fatte a pu[...]. È poi in facoltà dei Direttori di negare la consegna delle copie che lo studioso avrà fatto: a) quando si sia oltrepassato i termini della domanda; b) quando il documento sia di tal natura da non doversene permettere l'estrazione. Nel secondo caso i Direttori dovranno interrogare il Soprintendente esponendo i motivi che gli avrebbero indotti al rifiuto.
33. I Direttori, come Archivisti, non rilasceranno certificati negativi, non apporranno la loro firma ad alberi genealogici, né faranno ricognizioni di firme.
34. Coi Soprintendenti, se della città di Lucca e respettivamente di Siena, come delle altre parti della Toscana, non comunicheranno, ma quando vengano da essi richiesti di qualche copia, gli'inviteranno a dirigersi alla Soprintendenza Generale. Viene però eccettuato il Dipartimento della Prefettura locale, con il quale potranno direttamente corrispondere sempre che gli ordini e le commissioni vengano fatte in scritto. Ne faranno peraltro menzione nel rapporto del mese, quando il Direttore nella sua saviezza non giudichi di darne al Soprintendente una più sollecita informazione.
§ II
Dei Commessi Archivisti
35. I Commessi Archivisti dipendono dal Direttore Archivista, danno opera ai lavori ch'egli ordina, sono con lui responsabili della conservazione dei documenti.
36. Il Commesso fa ad ogni effetto le veci del Direttore in caso d'impedimento odi assenza.
37. Fra i Commessi dell'Archivio di Lucca non è altra precedenza che quella naturale dell'anzianità di servizio, quindi il più anziano supplisce al Direttore.
38. Ai Commessi è in special modo affidata la vigilanza di coloro che vengono all'Archivio per aver notizia o copia di documenti come ogni cura dipendente da questo servizio.
§III
Del Copista
39. Il Copista dipende dal Direttore e dai Commessi.
40. Ogni lavoro di che sia stimato capace dal Direttore non può essere da lui ricusato.
41. Quando nol sia, procurerà di rendersi abile nella lettura dei caratteri meno recenti e men facili, e non si terrà alieno dai lavori, specialmente materiali, che concernono all'ordinamento dell'Archivio, come compilazione d'inventari, schede etc.
§IV
Dei Custodi e Inservienti
42. I Custodi dipendono dai Direttori e dai Commessi.
43. Gli Inservienti dipendono anche dai Custodi.
44. Un Custode dovrà ogni mattina portarsi alla casa del Direttore o del Commesso che temporaneamente ne faccia le veci, per ricevere le chiavi delle porte esterne dell'Archivio, e dopo la chiusura dovrà riportarle alla casa del medesimo.
45. I Custodi, e in special modo gl'Inservienti, dovranno tenere spazzate le scale, e le stanze così dell'Archivio come dell'Uffizio. In certi tempi e ore avranno cura di dare alle stanze e di spolverare, quattro volte fra l'anno, le pareti di tutto il locale.
46. Appartiene ai Custodi e agli'Inservienti ogni servizio così interno come esterno. Nelle ore d'ufficio dovranno attendere a qualche opera di risarcimento che possa occorrere attorno alle filze e registri e dar mano nella loro capacità all'ordinamento dell'Archivio.
47. L'orario dei custodi e degli inservienti comincia un'ora prima dell'orario comune e finisce mezz'ora dopo.
§V
Dell'orario e delle vacanze
48. In ogni stagione l'Archivio si apre al pubblico alle 9 antimeridiane e si chiude alle 3 pomeridiane.
49. In queste sei ore gli Ufficiali debbono trovarsi sempre presenti, eccetto casi speciali, il cui giudizio vien rimesso al Direttore.
50. L'Archivio sta aperto in tutti i giorni dell'anno, eccettuati i festivi d'intero precetto, la prima mezza festa che sussegue alle tre pasque di Resurrezione, di Pentecoste e di Natale, il giorno di Berlingaccio e gli ultimi due giorni del Carnevale, il Giovedì e Venerdì Santo, il giorno dei Morti nonché i seguenti: in Lucca: il giorno di Santa Zita, il giorno di San Martino, il giorno di San Frediano, l'ultimo venerdì di novembre; in Siena: il giorno 2 di luglio e il 14 e 16 di agosto.
51. Si apre alle ore 10 nei giorni di mezza festa, il giorno delle Ceneri, e il giorno dell'Ottava del Corpus Domini. Il Sabato Santo si apre a mezzogiorno. Si chiude alle due pomeridiane il mercoledì santo e (in Lucca) la vigilia della festa di S. Croce.
52. Nella stagione autunnale si concede una vacanza dai venti ai trenta giorni a tutti gli ufficiali purché due almeno rimangano sempre al servizio. Ai Custodi e agli Inservienti potranno concedere i Direttori qualche giorno di vacanza nell'autunno a loro arbitrio ma conciliando sempre la licenza con il servizio.
V(ist)o il Soprintendente Generale
Firmato Francesco Bonaini
Conforme all'originale
Il Direttore.
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1 L’Archivio di Stato di Pisa fu istituito con decreto del governo provvisorio toscano il 22 febbraio 1860.
