1. Giorni e orari di apertura
La sala di studio è aperta al pubblico il lunedì, martedì e mercoledì con orario 8:00-13:30.
Si precisa che l’uscita degli utenti dall’edificio dovrà avvenire tassativamente alle ore 13:30. Pertanto si invitano gli utenti a prepararsi per tempo all’uscita, in modo da rispettare tali orari.
2. Numero di utenti e modalità di accesso
Sono disponibili 8 postazioni.
L'accesso alla sala studio con richiesta dei pezzi e consulenza archivistica è possibile esclusivamente su prenotazione telefonica.
L’accesso alla sala studio è libero (senza necessità di prenotazione telefonica e sempre nel limite delle postazioni disponibili) per la sola consultazione degli inventari.
Le prenotazioni si raccolgono a partire dalla settimana precedente a quella di interesse, telefonando, dal lunedì al mercoledì (ore 8-13:30) alla sede di Piazza Guidiccioni (tel. 0583 491465); il giovedì e il venerdì (ore 8-13:30), alla sede degli ex Macelli (tel. 0583 955909).
La prenotazione è personale e non cedibile, salvo comunicazione al personale di sala studio, da effettuarsi con congruo anticipo, telefonando ai numeri e nei giorni e orari sopra indicati.
La prenotazione dei pezzi deve comunque avvenire entro le ore 12:00 del giorno precedente l’accesso.
Qualora l’utente non sia già iscritto, così come nel caso di rinnovo dell’iscrizione, al momento della prenotazione, sarà invitato a inviare via mail copia di un documento di identità unitamente ai seguenti dati: indirizzo di residenza, n. di telefono, indirizzo e-mail, ricerca da svolgere e a che titolo (studioso, professionista). L’utente dovrà altresì scaricare dal sito (sezione servizi al pubblico – modulistica) il modulo contenente l’informativa sul trattamento dei dati personali, da riportare compilato. In caso di accesso senza prenotazione l’utente dovrà esibire sul momento un documento di identità per procedere all’iscrizione (o al suo rinnovo), e compilare il modulo contenente l’informativa sul trattamento dei dati personali.
3. Informazioni sulla ricerca da fornire al momento della prenotazione
Al momento della prenotazione l'utente dovrà specificare il tipo di ricerca che intende effettuare indicando il fondo, la serie e, se possibile, la segnatura archivistica dei pezzi da consultare. A tale proposito, si invitano gli utenti a fornire al personale dell'Istituto, via mail, indicazioni il più possibile precise sul materiale da consultare, in modo da agevolare il lavoro di individuazione e di prelevamento dei pezzi, e ottimizzare così i tempi, a beneficio di tutti, personale e utenti.
Si ricorda che l'Istituto effettua il servizio di consulenza per corrispondenza (via mail al seguente indirizzo: as-lu.salastudio@cultura.gov.it); si consiglia vivamente di avvalersene, soprattutto nel caso in cui non sia stata individuata con sufficiente precisione la documentazione utile per lo svolgimento della propria ricerca. Si invitano altresì gli utenti a non utilizzare caselle di posta elettronica certificata per l'invio di richieste. L’Istituto risponde alle richiesta di consulenza per corrispondenza entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.
4. Norme di comportamento per gli utenti
Prima di accedere alla sala studio, gli utenti dovranno lasciare negli appositi armadi gli effetti personali non ammessi in tale sala (borse, cartelle, contenitori di qualsiasi genere, penne a inchiostro, pennarelli, evidenziatori) e dovranno apporre la propria firma in maniera leggibile sul registro delle presenze giornaliere.
Il materiale di cancelleria necessario agli utenti (matite e fogli) deve essere portato direttamente dagli utenti. Tale materiale non può essere chiesto in prestito al personale dell'Istituto, né agli altri utenti.
All'interno della sala studio gli utenti dovranno mantenere, per tutto il tempo della loro permanenza, la postazione che sarà loro assegnata e dalla quale sarà possibile allontanarsi solo per una pausa da effettuare all’esterno dell’edificio o per recarsi alla toilette, che raggiungeranno utilizzando le scale e accompagnati dal personale.
È vietato introdurre in sala studio cibi e bevande.
In sala di studio si deve osservare il massimo silenzio. I colloqui tra gli studiosi e con il personale devono svolgersi sottovoce o fuori dalla sala studio. In sala di studio non è consentito l’uso di telefoni cellulari, smartphones, tablets e simili per le comunicazioni verbali, e le relative suonerie devono essere silenziate.
5. Numero dei pezzi richiedibili in un giorno e modalità di consultazione
Il numero massimo di pezzi richiedibili per giorno per utente è 4. I pezzi saranno distribuiti entro un tempo massimo di 30 minuti dalla richiesta.
È consentita la consultazione di un solo pezzo archivistico per volta. Nel caso di documenti sciolti contenuti in fascicoli, è consentita la consultazione di un solo fascicolo per volta. Per la consultazione simultanea di pezzi complementari occorre richiedere l’autorizzazione del funzionario di sala.
La consultazione dei documenti è strettamente personale e non è consentito scambiarsi i documenti senza autorizzazione del funzionario di sala.
Per consultare pezzi richiesti da altri studiosi è necessario ottenere l’autorizzazione del primo richiedente e del funzionario di sala.
È vietata qualsiasi azione che possa danneggiare il materiale documentario. In particolare è vietato:
- utilizzare penne a inchiostro di qualsiasi tipo
- apporre segni o numerazioni sulle carte
- alterare l’ordine delle carte, degli inserti e dei fascicoli
- lasciare cartoncini o altri segni all’interno del materiale ricevuto in consegna
- appoggiarsi ai documenti per prendere appunti
- forzare l’apertura di volumi, registri e buste
Il materiale dato in consultazione può essere mantenuto in deposito dall’utente per un massimo di 15 giorni, trascorsi i quali il materiale sarà ricollocato a posto.
6. Consultazione degli inventari
L’accesso alla sala inventari è libero.
7. Fotoriproduzione di documenti archivistici con mezzi propri
L’Istituto non effettua il servizio di fotoriproduzione.
I documenti possono essere liberamente fotografati dagli utenti con mezzi propri non professionali e a scopo non lucrativo, nel rispetto dell’art. 108 commi 3 e 3bis del D. Lgs. 42/2004.
Gli utenti sono comunque tenuti a compilare il modulo delle fotoriproduzioni con mezzi propri fornito dal personale di sala studio.
8. Biblioteca d’Istituto
Gli studiosi possono consultare il materiale della biblioteca dell’Istituto, fatta salva la priorità di utilizzo da parte del personale interno. Si ricorda che, ai sensi dell’art. 108 del R.D. n. 1163 del 2 ottobre 1911, le biblioteche degli Archivi di Stato servono “specialmente” agli impiegati dell’archivio, benché gli studiosi possano chiedere nella sala di studio i libri necessari alle loro ricerche.
Il numero massimo di volumi richiedibili per giorno per utente è 2 nel caso di utenti che abbiano richiesto in consultazione, nello stesso giorno, materiale archivistico.
Nel caso di utenti che richiedano di consultare unicamente il materiale della biblioteca, il numero massimo di volumi richiedibili per giorno è 4.
Scarica il Regolamento della Sala di Studio di Palazzo Guidiccioni
