Ai sensi dell'art. 122 comma 1 del d. lgs. 42/2004 e ss. mm. (Codice dei beni culturali e del paesaggio), i documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili. Fanno eccezione:
a) quelli dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
b) quelli contenenti dati «sensibili» (idonei a rivelare l'origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche nonchè l'adesione ad associazioni e a partiti e sindacati) nonché dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
c) quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.
Anteriormente al decorso dei termini sopra indicati, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi. Sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito, ove ancora operante, ovvero quella che ad essa è subentrata nell'esercizio delle relative competenze.
- Certificati di assistenza al parto
Ai sensi dell'art. 93 commi 2-3 del d.lgs. 196/2003 (c.d. Codice della privacy) il certificato di assistenza al parto o la cartella clinica, ove comprensivi dei dati personali che rendono identificabile la madre che abbia dichiarato di non voler essere nominata avvalendosi della facoltà di cui all'articolo 30, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396, possono essere rilasciati in copia integrale a chi vi abbia interesse, in conformità alla legge, decorsi cento anni dalla formazione del documento. Durante il periodo di cui sopra la richiesta di accesso al certificato o alla cartella può essere accolta relativamente ai dati relativi alla madre che abbia dichiarato di non voler essere nominata, osservando le opportune cautele per evitare che quest'ultima sia identificabile.
Consultazione anticipata per scopi storici di documenti di carattere riservato
Ai sensi dell'art. 123 commi 1-2 del d. lgs. 42/2004 il Ministro dell'interno, previo parere del direttore dell'Archivio di Stato e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell'interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati nell'Archivio di Stato anche prima della scadenza dei termini indicati nell'articolo 122, comma 1 del d. lgs. 42/2004. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.
Per richiedere l'autorizzazione alla consultazione anticipata di documenti riservati per scopi storici, lo studioso dovrà inviare all'Istituto (as-lu@cultura.gov.it) la domanda di consultazione anticipata di atti riservati, utlizzando l'apposito modulo, al quale occorrerà allegare un breve progetto di ricerca, copia di valido documento di identità, e copia firmata delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica. Nel caso la richiesta venga presentata da uno studente, sarà necessario allegare anche una lettera di presentazione del docente di riferimento.
La richiesta, corredata del parere del Direttore dell'Istituto, sarà quindi trasmessa dall’Archivio di Stato alla locale Prefettura. Pervenuto il decreto di autorizzazione alla consultazione emanato dal Ministero dell’Interno, l’Archivio di Stato ne darà comunicazione all’utente, che potrà recarsi in Sala di studio per la consultazione dei documenti.
Modulo per la richiesta di consultazione anticipata di atti riservati
Cartelle cliniche dell'ex ospedale psichiatrico provinciale di Lucca
Sono escluse dalla libera consultazione le cartelle cliniche dell'ultimo settantennio. Anteriormente al decorso del termine sopra indicato, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso amministrativo. Sull'istanza di accesso provvede l'Azienda USL Toscana Nord-Ovest (proprietaria dell'archivio manicomiale), competente per il rilascio del nulla-osta alla consultazione anticipata. L'istanza di accesso amministrativo può essere inoltrata al seguente indirizzo: direzione.uslnordovest@postacert.toscana.it. Per la consultazione anticipata di cartelle cliniche dell'ultimo settantennio per scopi storici si veda sopra, la sezione Consultazione anticipata per scopi storici di documenti di carattere riservato.
Riproduzione e diffusione di documenti riservati
Ai sensi dell'art. 108, comma 3-bis del D. lgs. 42/2004, è libera «la riproduzione di beni culturali diversi dai beni archivistici sottoposti a restrizioni di consultabilità», qualora l'attività sia svolta «senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale». Se ne deduce che soltanto i documenti per i quali risultino ormai decorsi i termini per la consultabilità, possono essere integralmente riprodotti dall'utente con mezzi propri e senza specifica autorizzazione alla riproduzione, nel rispetto di quanto prescritto dalle circolari 33 del 07/09/2017 e n. 39 del 29/09/2017, con particolare riferimento all'onere di rilasciare la dichiarazione resa ai sensi dell'art. 47 del DPR 445/2000, mediante compilazione del modulo allegato alla circolare n. 33/2017.
La riproduzione di documenti riservati di cui sia stata autorizzata la consultazione anticipata resta sempre da effettuarsi, su richiesta degli interessati, esclusivamente a cura dell'Istituto, e può, in certi casi, non essere consentita qualora il documento contenga dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. Si precisa che le riproduzioni di documenti riservati effettuate dagli Istituti sono rilasciate agli interessati per le sole finalità di studio collegate al progetto di ricerca per il quale è stata autorizzata la consultazione anticipata e non possono pertanto essere oggetto di alcun tipo di diffusione.
La diffusione del contenuto dei documenti è soggetta alle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, che dovranno essere lette e sottoscritte dagli utenti prima della consultazione tramite apposito modulo disponibile in sala studio.
Secondo le suddette Regole, gli utenti, nel trattare i dati personali contenuti nei documenti, si impegnano a:
- rispettare i diritti, le libertà fondamentali e la dignità delle persone a cui i dati si riferiscono;
- utilizzare i documenti sotto la propria responsabilità, conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza e di indispensabilità;
- adottare, in caso di consultazione di documenti non liberamente consultabili, le cautele indicate nell'autorizzazione alla consultazione anticipata, ponendo particolare attenzione al principio di pertinenza e all'indicazione di fatti o circostanze che possano rendere facilmente identificabili gli interessati;
- non diffondere, in caso di riferimento allo stato di salute delle persone, dati analitici di interesse strettamente clinico e non descrivere abitudini sessuali riferite a una determinata persona identificata o identificabile;
- rispettare la sfera privata di persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica;
- diffondere dati personali solo se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se non lesivi della dignità e della riservatezza delle persone.
Normativa di riferimento
D. lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio), artt. 122-126
D. lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali, c.d. Codice della privacy), come modificato dalla L. 29 aprile 2024, n. 56
Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica (pubblicate nella Gazzetta n° 12 del 15 gennaio 2018, ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101).
circolari della Direzione Generale Archivi n. 35 del 12/06/2024, n. 33 del 07/09/2017 e n. 39 del 29/09/2017
