Chi non ha esperienza di ricerca in un Archivio e si propone di consultarlo per la prima volta, deve tenere conto che i documenti archivistici non sono organizzati né in maniera tematica o per "soggetto", né catalogati secondo un qualche ordine alfabetico. Di norma essi sono organizzati in fondi archivistici sulla base del soggetto (istituzioni pubbliche, enti, persone, famiglie) che, per le proprie finalità, li ha prodotti, ricevuti, raccolti, ordinati e/o conservati nel corso del tempo.
Per indirizzare la ricerca, occorre in primo luogo individuare il nesso fra l'oggetto della ricerca stessa e le competenze, finalità, storia di un determinato soggetto produttore e di conseguenza il fondo archivistico che conserva la documentazione di quel soggetto.
Vari tipi di strumenti di ricerca, quali guide, inventari, elenchi sommari, schedari servono ad orientare il ricercatore, illustrando, più o meno dettagliatamente, la provenienza, la storia e la struttura dei fondi, la loro articolazione in serie (cioè in raggruppamenti omogenei di fascicoli o documenti), e fornendo una descrizione più o meno analitica delle singole unità archivistiche e del loro contenuto.
In particolare l'utente che voglia condurre una ricerca fra i fondi dell'Archivio di Stato di Lucca, per acquisire una conoscenza di base, oltre che della consulenza del funzionario presente in Sala, può avvalersi della voce "Lucca" pubblicata negli anni '80, nel secondo volume della Guida Generale degli Archivi di Stato, adesso accessibile anche on-line o può consultare l'elenco dei fondi percorrendone l'albero.
Per familiarizzarsi con la terminologia archivistica si consiglia all'utente che ne abbia necessità, di consultare autorevoli glossari, come quello presente sul sito della Direzione Generale Archivi.
